Regulamin Laboratorium Cyfrowej Kawy dla firm

§ 1. Organizator i cel programu

1. Organizatorem programu „Laboratorium Cyfrowej Kawy dla firm”, dalej „Program”, jest Patrycja Sieńko Works, os. XXX-lecia 35/22, 44-286 Wodzisław Śląski, NIP: 6312415010, e-mail: babkiposwojemu@gmail.com, dalej „Organizator”.
2. Program jest współtworzony i realizowany z Natalią Kubalą jako współorganizatorką merytoryczną.
3. Celem Programu jest przeprowadzenie trzech bezpłatnych pilotaży dla lokalnych firm. Pilotaż ma dać zespołowi spokojny, praktyczny punkt startu do rozmowy o używaniu narzędzi AI w codziennej pracy administracyjno-biurowej.
4. Program nie jest audytem bezpieczeństwa, audytem zgodności z AI Act ani usługą wdrożenia narzędzi AI.

§ 2. Co obejmuje pilotaż

Jeden pilotaż obejmuje:

• około 30 minut przygotowania organizacyjnego;
• 90-minutowy warsztat stacjonarny dla jednego zespołu;
• pracę na bezpiecznych, ogólnych przykładach;
• krótkie podsumowanie;
• uzgodnioną formę feedbacku po warsztacie;
• debrief z osobą koordynującą pilotaż po stronie firmy, do 72 godzin po warsztacie.

Pilotaż jest przeznaczony dla jednego zespołu liczącego od 8 do 16 osób.

Pilotaż nie obejmuje w szczególności:

• wdrożenia narzędzi lub automatyzacji;
• konfiguracji kont i systemów firmowych;
• audytu prawnego, bezpieczeństwa lub zgodności;
• przygotowania polityk AI, procedur lub dokumentacji prawnej;
• certyfikacji ani gwarancji efektów biznesowych.

§ 3. Zgłoszenie firmy i wybór pilotaży

1. Firma zgłasza się przez formularz dostępny na stronie Programu.
2. Po wysłaniu formularza firma otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail z linkiem do kalendarza, aby umówić rozmowę kwalifikującą.
3. Wysłanie formularza ani rezerwacja rozmowy nie oznaczają rezerwacji terminu, przyjęcia firmy do Programu ani zawarcia umowy.
4. Organizator wybiera firmy na podstawie:
   • dopasowania zespołu do celu Programu;
   • gotowości organizacyjnej;
   • możliwości przeprowadzenia warsztatu w uzgodnionym terminie;
   • warunków technicznych i lokalowych;
   • gotowości do rozmowy podsumowującej po pilotażu.
5. Kolejność zgłoszeń może zostać uwzględniona wyłącznie wtedy, gdy firmy są porównywalnie dopasowane do Programu.
6. Po rozmowie kwalifikującej Organizator potwierdza wybranej firmie termin, warunki organizacyjne, ustalenia dotyczące feedbacku i dokumentacji. Potwierdzenie może nastąpić e-mailem z firmowego adresu osoby koordynującej pilotaż albo poprzez podpisanie potwierdzenia udziału.

§ 4. Bezpłatny charakter Programu

1. Udział firmy w pilotażu jest bezpłatny. Organizator nie pobiera opłaty i nie wystawia faktury za udział w Programie.
2. Firma pokrywa własne koszty organizacyjne, w tym czas pracy osób uczestniczących oraz ewentualny druk materiałów, jeżeli wspólnie uznamy go za potrzebny.
3. Bezpłatny pilotaż nie zobowiązuje firmy do kupienia dalszych usług ani Organizatora do podjęcia dalszej współpracy.

§ 5. Warunki po stronie firmy

Firma wyznacza jedną osobę koordynującą pilotaż po swojej stronie. Osoba ta:

• pozostaje w kontakcie z Organizatorem;
• potwierdza liczebność grupy i warunki techniczne;
• uczestniczy w ustaleniach organizacyjnych;
• bierze udział w debriefie po warsztacie albo zapewnia udział właściwej osoby.

Firma zapewnia:

• jeden spójny zespół liczący od 8 do 16 osób;
• salę umożliwiającą spokojną pracę;
• stabilne Wi-Fi;
• ekran lub projektor;
• w razie potrzeby ustalone wcześniej laptopy lub komputery dla uczestników.

Podczas pilotażu nie wolno wpisywać do narzędzi AI:

• haseł;
• danych osobowych klientów lub pracowników;
• informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa;
• rzeczywistych dokumentów firmowych;
• danych poufnych.

Firma potwierdza gotowość organizacyjną najpóźniej 7 dni przed warsztatem. Jeżeli nie potwierdzi grupy, osoby koordynującej lub warunków technicznych, Organizator może zwolnić termin dla innej firmy.

Firma może zrezygnować z pilotażu bez opłaty, informując o tym Organizatora e-mailem możliwie jak najwcześniej.

§ 6. Feedback i dokumentacja

1. Forma feedbacku jest ustalana podczas rozmowy kwalifikującej.
2. Organizator rekomenduje jedną, krótką ankietę po warsztacie. Może ona pytać retrospektywnie o nastawienie uczestnika „przed” i „po” warsztacie.
3. Ankieta przed warsztatem nie jest obowiązkowa.
4. Firma zapewnia debrief z osobą koordynującą w ciągu 72 godzin po pilotażu.
5. Organizator może przygotować dokumentację organizacyjną pilotażu. Utrwalenie i publikacja rozpoznawalnego wizerunku lub wypowiedzi uczestnika wymagają odrębnej, dobrowolnej zgody tej osoby.
6. Brak zgody na wizerunek lub wypowiedź nie ogranicza udziału w warsztacie. Przy realizacji dokumentacji Organizator uwzględnia decyzje osób, które takiej zgody nie udzieliły.

§ 7. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych związanych ze zgłoszeniem firmy, kontaktem, organizacją pilotażu i zgodami na wizerunek jest Patrycja Sieńko Works.
2. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych znajdują się w Polityce prywatności Babek po swojemu.
3. Zgłoszenie do Programu nie oznacza zgody na newsletter ani na komunikację marketingową niezwiązaną bezpośrednio ze zgłoszeniem, rozmową kwalifikującą lub organizacją pilotażu.
4. Natalia Kubala może mieć dostęp do danych wyłącznie w zakresie koniecznym do współorganizacji Programu.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji do zakończenia Programu obejmującego trzy bezpłatne pilotaże w 2026 roku.
2. Organizator może zmienić Regulamin przed potwierdzeniem firmy do Programu. Firma wybrana do pilotażu otrzyma aktualną wersję Regulaminu przed ostatecznym potwierdzeniem terminu.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem kontakt odbywa się przez adres: babkiposwojemu@gmail.com.